Zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym ( Dz. U. Nr 200 poz. 1651) w Powiatowym Urzędzie Pracy w Sejnach uruchomiona została elektroniczna skrzynka podawcza, która umożliwia wysyłanie dokumentów podpisanych kwalifikowanym podpisem elektronicznym drogą elektroniczną.
Instrukcja obsługi Elektronicznej Skrzynki Podawczej (ESP)
Powiatowy Urząd Pracy w Sejnach udostępnił usługę EUP, dzięki której klient może załatwiać swoje sprawy bez konieczności osobistego stawienia się w Urzędzie. Warunkiem jest jednak posiadanie certyfikatu kwalifikowanego.
Elektroniczny Urząd Podawczy wraz z Elektroniczną Skrzynką Podawczą (ESP) stanowi „dostępny publicznie środek komunikacji elektronicznej służący do przekazywania informacji w formie elektronicznej do podmiotu publicznego przy wykorzystaniu powszechnie dostępnej sieci teleinformatycznej”.
ESP została uruchomiona przez Powiatowy Urząd Pracy zgodnie z Ustawą o informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64 z 2005 r. poz. 565) oraz Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie warunków organizacyjno – technicznych doręczania dokumentów elektronicznych (Dz. U. Nr 227 poz. 1664 z 2006 r.).
Aby złożyć dokument elektroniczny (podanie, wniosek, decyzję, postanowienie, pismo) należy mieć zainstalowane środowisko Java. Jest to bezpłatne oprogramowanie, które można pobrać ze strony Elektronicznego Urzędu Podawczego Powiatowego Urzędu Pracy w Sejnach:
Elektroniczny Urząd Podawczy
Następnie należy wypełnić wniosek o rejestrację, a po otrzymaniu na podany adres poczty elektronicznej potwierdzenia zarejestrowania, należy wypełnić jeden z dostępnych formularzy znajdujących się na ww. stronie oraz opatrzyć go bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu, wydanego przez jednego z polskich wystawców.
Po złożeniu dokumentu elektronicznego otrzymają Państwo na adres poczty elektronicznej dwie wiadomości: informację o przyjęciu dokumentu, a następnie Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).
UWAGA!
Istnieje możliwość dołączenia do wypełnionego formularza przygotowanych wcześniej dokumentów elektronicznych. Dopuszczalne formaty plików to: .doc, .txt, .rtf, Open Dokument, .jpg, .gif, .zip, .rar, .xml.
Dokumenty podpisane elektroniczne należy wysyłać (składać) w Urzędzie wyłącznie przy użyciu formularzy dostępnych na stronie Elektronicznego Urzędu Podawczego PUP w Sejnach. Złożenie dokumentu innego, niż ww. formularz skutkować będzie wezwaniem interesanta do usunięcia błędu formalnego, ze złożeniem dokumentu w formie papierowej włącznie.
Podpisany dokument elektroniczny można złożyć w sekretariacie Urzędu również na elektronicznym nośniku takim jak: dyskietka HD 1,44 MB, płyta CD (z otwartą sesją zapisu) i pendrive. Nośniki te muszą posiadać wolne miejsce umożliwiające zapisanie potwierdzenia odbioru.
