A A A

 

 

 

Powiatowy  Urząd Pracy w Sejnach uczestniczy w realizacji Projektu „Urząd Pracy 7 dni w tygodniu, 14 h na dobę” - SYSTEM 7/24, który jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Działania 1.1 Sektorowego Programu Operacyjnego Rozwój Zasobów Ludzkich. Projekt realizowany jest we współpracy Wojewódzkiego Urzędu Pracy z Urzędem Marszałkowskim oraz urzędami pracy z terenu województwa podlaskiego.

Projekt SYSTEM 7/24 ma na celu poszerzenie dostępności usług powiatowych urzędów pracy województwa podlaskiego. Będzie on polegał na telefonicznej i bezpłatnej obsłudze osób bezrobotnych przez pracowników obsługujących centrale telefoniczne w każdym urzędzie pracy na terenie województwa.

W celu realizacji Projektu PUP w Sejnach opracował materiały, które zawierały informacje ogólne o urzędzie (np. takie jak dane adresowe urzędu, struktura organizacyjna, regulamin pracy), jak również informacje szczegółowe o jego funkcjonowaniu i działaniach realizowanych na podstawie obowiązującej ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy oraz przepisów uzupełniających. W bazie wiedzy znalazły się też dane statystyczne dotyczące lokalnego rynku pracy, akty prawne wykorzystywane w pracy urzędu i takie które mogą być przydatne osobom bezrobotnym. Przygotowana została również symulacja podstawowych pytań i zagadnień jakie najczęściej zadają osoby bezrobotne oraz udzielanych im odpowiedzi. Materiały zostały wysłane do Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Białymstoku i posłużyły do stworzenia Bazy Wiedzy. Baza będzie zawierała dane ze wszystkich urzędów w podlaskim, które będą wykorzystane w zbiorczym systemie informacyjnym. Baza danych jest na bieżąco uzupełniania o nowe dane, które zgromadzone i usystematyzowane będą służyły do skutecznego i pełnego informowania osób bezrobotnych i pracodawców.

Kolejnym etapem Projektu było jego wyposażenie techniczne. W wyniku przetargów, WUP wyłonił wykonawców, którzy wykonali i dostarczyli meble na wyposażenie stanowisk pracy pracowników Contact Center. Urząd otrzymał zestawy biurek i szaf. Otrzymane meble zostały opatrzone logiem unijnym. Przygotowane zostały pomieszczenia, które będą służyły za biura dla osób obsługujących Program.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Realizacja Programu wśród jego ostatecznych beneficjentów rozpoczęła się od jego promocji. Dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy w Sejnach podczas udziału na sesjach powiatowych, miejskich i gminnych oraz na wszelkich spotkaniach, na których reprezentował PUP w Sejnach przedstawił informację dotyczącą Projektu „Urząd Pracy 7 dni w tygodniu, 24 h na dobę” realizowanego w ramach Działania 1.1 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, poinformował o szczegółach oraz korzyściach związanych z realizacją w/w przedsięwzięcia dla osób bezrobotnych rejestrujących się w urzędzie, które będą beneficjentami projektu. Opracowana i wydrukowana została informacja służąca jako wstępna ulotka promocyjna, która jest udostępniana osobom bezrobotnym rejestrującym się w urzędzie celem poinformowania ich o realizacji projektu i jego docelowych korzyściach. Pracownicy urzędu pracy wyjeżdżający do  siedzib gmin wiejskich w celu ponawiania gotowości do pracy przez osoby bezrobotne, przekazywali informację o tym, że w przyszłości dzięki projektowi „Urząd Pracy 7 dni w tygodniu, 24 h na dobę”  ułatwiony będzie bezpośredni kontakt z urzędem pracy poprzez możliwość skorzystania z bezpłatnej infolinii oraz zalogowania się na portalu internetowym, gdzie osoby bezrobotne uzyskają wszelkie informacje, w postaci ofert pracy, szkoleń zawodowych, projektów realizowanych na rynku pracy oraz innych informacji. W miesiącu grudniu 2006r. podana została informacja do TV Kablowej dotycząca realizowanego Projektu. W dniu 20.11.2006r. odbyła się Powiatowa Rada Zatrudnienia na której Dyrektor PUP w Sejnach przedstawił informację dotyczącą realizacji Projektu i o szczegółach z nim związanych. Członkowie Rady zobowiązali się rozpropagować informacje dotyczące projektu poprzez reprezentowanych pracowników instytucji do szerszej wiadomości na terenie powiatu. Pokoje w, których będą pracowały osoby z Contact Center zostały logowane logami i napisami promującymi Program.

Beneficjenci Programu uczestniczyli w wypełnianiu ankiet dotyczących usług urzędu pracy i problemów jakie napotykają osoby bezrobotne podczas kontaktu z urzędem. PUP w Sejnach otrzymał promocyjną makietę stacji telefonicznej, która była jednocześnie zestawem do zbierania ankiet. Ankiety, po dostarczeniu do WUP w Białymstoku posłużyły do tworzenia poszczególnych fragmentów Bazy danych.

Pracownicy urzędu biorący udział w Programie wypełnili ankiety dotyczące ich indywidualnych potrzeb szkoleniowych, które przygotują je do pracy w Contact Center. Na podstawie tego WUP przygotował szkolenia, które miały za zadanie kompleksowe przygotowanie z zakresu obsługi klienta pod kątem realizacji poszczególnych działań Programu. Szkolenia składały się z dwóch bloków tematycznych „Profesjonalna obsługa klienta przez telefon z wykorzystaniem narzędzi inicjalnych” oraz „Nowoczesna obsługa interakcji klientów – radzenie sobie w trudnych sytuacjach z klientem”.

 

 

 

W związku z występowaniem różnic w realizacji niektórych procedur w poszczególnych urzędach pracy przystąpiono do ujednolicenia procedur i obowiązujących wzorów dokumentów stosowanych do obsługi klientów urzędów. Grupy robocze złożone z dyrektorów i pracowników urzędów opracowały wspólne zasady, schematy obsługi oraz wzory dokumentów, które jako standardy będą obowiązywały podczas realizacji Programu we wszystkich urzędach.

PUP w Sejnach na bieżąco uczestniczy we wszystkich merytorycznych i technicznych sprawach dotyczących realizacji Programu realizowanych i monitorowanych przez Wojewódzki Urząd Pracy w Białymstoku.